Muhteşem Cuma'ya BT Hazırlığı: 10 Maddelik Kontrol Listesi

Kasım kampanya dönemi, perakende BT ekipleri için yılın en yoğun günleridir. Muhteşem Cuma haftasında e-ticaret trafiği normalin birkaç katına çıkar, mağazalarda kasa kuyruğu uzar, kampanya kuralları son ana kadar değişir. Bu dönemde yaşanan bir kesinti, yılın en yüksek cirolu saatlerinde yaşanır.

Aşağıdaki kontrol listesi, hazırlığı kampanyadan haftalar önce başlatmak isteyen ekipler için bir çerçeve sunuyor. Listeyi kendi ortamınıza göre kısaltıp uzatabilirsiniz.

1. Geçen yılın rakamlarıyla hedef belirleyin

Hazırlığın başlangıcı tahmin değil, ölçümdür. Geçen yılki kampanya döneminin en yoğun saatindeki eşzamanlı kullanıcı sayısı, saniyedeki sipariş adedi, ödeme işlemi sayısı ve sunucu kaynak kullanımı elinizde olmalı. Bu yılın hedefi, iş birimiyle birlikte bu rakamların üzerine konur: "geçen yılın en yoğun saatinin iki katını taşıyabilmeliyiz" gibi somut bir cümle, tüm hazırlığın ölçütü olur.

2. Yük testi yapın, tahminle yetinmeyin

Belirlenen hedefi gerçek bir yük testiyle sınayın: ürün listeleme, arama, sepete ekleme, ödeme ve sipariş oluşturma adımlarını birlikte test edin. Tek başına ana sayfa testi yanıltıcıdır; sistem genellikle ödeme ve stok kontrolü gibi en kritik adımda tıkanır. Testte kırılan noktayı düzeltip testi tekrarlayın.

3. Ölçeklenme sınırlarını kontrol edin

Sunucu ve veri tabanı kaynaklarının kampanya süresince artırılabileceğinden emin olun. Bulut kullanıyorsanız otomatik ölçeklenme kurallarını ve hesap kotalarını önceden kontrol edin; kendi veri merkezinizdeyseniz yedek kapasiteyi kampanyadan önce devreye alın. Ölçeklenmenin kaç dakikada tamamlandığını bilin: sistemin çökmesinden sonra başlayan ölçeklenme geç kalmış sayılır.

4. Stok senkronizasyonunu sıkılaştırın

Kampanya döneminde en pahalı hata, olmayan ürünün satılmasıdır. Stok senkronizasyon sıklığını artırın, kritik ürünlerde güvenlik payı tanımlayın ve pazaryeri entegrasyonlarının gecikmesini ölçün. Sipariş iptali ve müşteri şikâyeti, çoğu zaman birkaç dakikalık senkronizasyon gecikmesinden doğar.

5. Kampanya kurallarını önceden kurun ve test edin

İndirim, sepet kampanyası ve kupon kurallarını kampanyadan günler önce sisteme girin ve test ortamında gerçek senaryolarla deneyin: kampanyaların üst üste binmesi, iade durumunda tutar hesabı, kargo bedeli eşiği. Kampanyanın başlama ve bitme saatinin otomatik çalıştığını da doğrulayın; gece yarısı elle müdahale gerektiren bir kurgu risklidir.

6. Ödeme altyapısını ve bankalarla limitleri teyit edin

Ödeme kuruluşu ve bankalarla kampanya dönemi işlem hacmini önceden paylaşın. Taksit kampanyaları, 3D Secure akışı ve alternatif ödeme yöntemleri test edilmiş olmalı. Bir ödeme sağlayıcısı yavaşladığında devreye girecek ikinci bir yol varsa, onu da deneyin.

7. Mağaza tarafını unutmayın

Yoğunluk yalnızca online değildir: kasa yazılımı, ÖKC'ler, el terminalleri ve mağaza internet bağlantısı da hazır olmalı. Çevrimdışı satış modunun gerçekten çalıştığını bir mağazada deneyin. Yedek cihazların (kasa, yazıcı, terminal) nerede durduğu ve kimin kuracağı yazılı olsun.

8. Değişiklikleri dondurun

Kampanyadan önceki son günlerde canlı ortama yapılacak değişiklikleri durdurun. Yalnızca hata düzeltmeleri, tanımlı bir onayla geçsin. Bu dönemde yapılan "küçük" bir güncelleme, en kötü zamanda en büyük sorunu çıkarır.

9. İzleme ve alarmları keskinleştirin

Sunucu kaynakları, yanıt süreleri, hata oranı, sipariş sayısı ve ödeme başarı oranı için eşik değerli alarmlar kurun. En değerli alarm iş metriğinden gelir: "son 10 dakikada sipariş sayısı beklenenin yarısına düştü" uyarısı, teknik bir hata alarmından daha erken ve daha net konuşur. Bir ekran da iş birimiyle paylaşılan pano olsun.

10. Nöbet ve iletişim planını yazın

Kampanya boyunca kimin nöbette olduğu, hangi saatlerde, hangi telefondan ulaşılacağı ve sorun büyüdüğünde kimin karar vereceği yazılı olmalı. Tedarikçilerin (ödeme, kargo, altyapı, ERP) kampanya dönemi acil destek hattı ve yetkili kişileri elinizde olsun. Mağazaların ve çağrı merkezinin sorun bildireceği tek bir kanal tanımlayın; aksi halde sorun, dağınık mesajların içinde kaybolur.

Bonus: geri dönüş ve sonrası

Her değişikliğin geri alma yolu hazır olmalı; hangi sürüme, ne kadar sürede dönüleceğini bilin. Kampanya bittikten sonra bir hafta içinde kısa bir değerlendirme yapın: ne çalıştı, ne zorladı, gelecek yıl neyi önceden yapacaksınız. O notlar, gelecek yılın hazırlığının başlangıcıdır.

IT Retail topluluğunda üyelerimiz kampanya dönemi hazırlıklarını, yaşadıkları aksaklıkları ve aldıkları dersleri birbiriyle paylaşıyor. Kendi kontrol listenizde eksik gördüğünüz bir madde varsa, topluluğa sorun.