VERBİS nedir?

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun, veri sorumlularının işledikleri kişisel veri kategorilerini, işleme amaçlarını, aktarımları ve saklama sürelerini beyan ettikleri kayıt sistemidir. Kurul'un belirlediği eşikleri aşan ya da kayıt yükümlülüğünden istisna olmayan veri sorumlularının kayıt olması ve kaydı güncel tutması gerekir.

Perakendede nasıl kullanılır

Perakendecinin VERBİS kaydı, kişisel veri envanterinin özetidir: müşteri, çalışan, tedarikçi yetkilisi ve ziyaretçi gibi ilgili kişi grupları; kimlik, iletişim, müşteri işlem, görsel kayıt gibi veri kategorileri; bunların işlenme amaçları, aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri. BT ekibinin katkısı, bu bilgilerin sistemlerdeki gerçek durumla tutarlı olmasını sağlamaktır; yeni bir sistem ya da yurt dışı hizmet sağlayıcısı devreye girdiğinde kaydın güncellenmesi gerekebilir.

Nelere dikkat etmeli

• Kayıt yükümlülüğü: Kayıt zorunluluğu ve istisnalar Kurul kararlarıyla belirlenir ve değişebilir; güncel durumu Kurum duyurularından takip edin.
• Envanterle tutarlılık: VERBİS beyanı ile şirket içindeki veri envanteri birbirini tutmalıdır.
• Güncelleme: Yeni veri kategorileri, amaçlar ya da aktarımlar ortaya çıktığında kayıt güncellenmelidir.
• Sorumlu kişi: Kaydın güncelliğinden sorumlu kişi ve iş birimleriyle gözden geçirme sıklığı belirlenmelidir.

Bu açıklama genel bilgi amaçlıdır; hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan soru

VERBİS kaydı ile aydınlatma metni arasındaki ilişki nedir?

VERBİS kaydı, veri sorumlusunun işlediği veri kategorilerini, amaçları, aktarımları ve saklama sürelerini Kuruma beyan ettiği kayıttır. Aydınlatma metni ise veri toplanırken kişinin kendisine yapılan bilgilendirmedir. İkisi aynı veri envanterinden beslendiği için birbiriyle tutarlı olmalıdır: aydınlatma metninde anlatılan amaç ve aktarımların VERBİS beyanında da yer alması beklenir. Bu açıklama genel bilgi amaçlıdır.