e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin GİB standartlarında elektronik olarak düzenlenip iletilmesidir. Malın sevkiyatını belgeleyen irsaliye kâğıt yerine elektronik ortamda oluşturulur, alıcıya iletilir ve alıcı tarafından yanıtlanabilir.

Perakendede nasıl kullanılır

Perakendede e-İrsaliye mal hareketinin olduğu her noktada karşımıza çıkar: tedarikçiden merkez depoya gelen mal, depodan mağazalara yapılan sevkiyatlar, mağazalar arası transferler ve iade gönderimleri. Depoda toplama ve paketleme tamamlandığında WMS ya da ERP irsaliyeyi oluşturur; mağaza mal kabul ederken irsaliyedeki ürünleri okutarak karşılaştırır. Farklılık varsa mal kabul yanıtıyla eksik ya da fazla ürün bildirilir.

Nelere dikkat etmeli

• Kapsam: Hangi mükelleflerin e-İrsaliye kullanmak zorunda olduğu mevzuatla belirlenir ve değişebilir; güncel durumu GİB duyurularından takip edin.
• Sevkiyat anı: İrsaliye malın yola çıkmasından önce düzenlenmelidir; depo operasyonu bu sıraya göre kurgulanmalıdır.
• Mağazalar arası transfer: Aynı şirketin mağazaları arasındaki sevklerde de belge gerekir; yoğun transfer yapan perakendecilerde bu hacim küçümsenmemelidir.
• Mal kabul entegrasyonu: İrsaliye ile mağazadaki mal kabul ekranının entegre olması, stok farklarının kaynağında yakalanmasını sağlar.

e-İrsaliye doğru kurgulandığında yalnızca mevzuat yükümlülüğü değil, sevkiyat doğruluğunu ölçmenin de güvenilir bir aracı olur.

Sık sorulan soru

e-İrsaliye ile e-Fatura aynı şey midir?

Hayır. e-İrsaliye malın sevk edildiğini belgeler; e-Fatura ise satışın mali belgesidir. Bir satışta mal önce irsaliyeyle gönderilip sonra faturalanabilir ya da irsaliyeli fatura kullanılabilir. Mağazalar arası transferlerde ise satış olmadığı için yalnızca irsaliye düzenlenir. İki belge aynı ERP verisinden üretildiği için tutarlı olmaları, stok ve muhasebe mutabakatı açısından önemlidir.