e-Arşiv Fatura nedir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, örneğin nihai tüketicilere, düzenlenen elektronik faturadır. Fatura GİB standartlarında oluşturulur, müşteriye elektronik ortamda iletilir ve düzenleyen tarafından elektronik olarak saklanır.

Perakendede nasıl kullanılır

Perakendede e-Arşiv Fatura en çok e-ticaret satışlarında kullanılır: sipariş kargoya verildiğinde fatura otomatik oluşturulur ve müşteriye e-posta ya da sipariş sayfası üzerinden iletilir. Mağaza satışlarında fiş (ÖKC belgesi) esastır; ancak müşteri fatura istediğinde ya da belirli tutar ve durumlarda mağazadan da e-Arşiv düzenlenebilir. Pazaryeri satışlarında faturanın pazaryerine yüklenmesi de çoğu zaman entegrasyonun parçasıdır.

Nelere dikkat etmeli

• Fatura–sipariş eşleşmesi: Kısmi gönderim, iptal ve iadelerde fatura tutarının siparişle tutarlı kalmasını sağlayan kurallar baştan tanımlanmalıdır.
• Müşteri bilgisi: Bireysel ve kurumsal müşteriyi ayırt eden alanlar (T.C. kimlik ya da vergi numarası) e-ticaret ödeme adımında doğru toplanmalıdır.
• İade süreçleri: İade faturası ya da iade belgesi akışı mağaza ve e-ticarette aynı mantıkla çalışmalıdır.
• Saklama: Elektronik belgelerin mevzuatta belirtilen süre boyunca erişilebilir ve bütünlüğü korunmuş biçimde saklanması gerekir.

Mevzuat ayrıntıları zaman içinde güncellendiği için uygulamayı mali müşavir ve entegratörünüzle birlikte düzenli gözden geçirmek önerilir.

Sık sorulan soru

Mağazada satış yaparken e-Arşiv Fatura kesmek gerekir mi?

Mağaza satışlarında mali belge genellikle ödeme kaydedici cihazın ürettiği fiştir. Müşteri fatura istediğinde ya da mevzuatta belirtilen durumlarda fiş yerine ya da fişe ek olarak fatura düzenlenir; alıcı e-Fatura mükellefi değilse bu fatura e-Arşiv Fatura olur. Hangi durumda hangi belgenin düzenleneceği mevzuata bağlıdır ve zaman içinde değişebilir; uygulamayı mali müşavirinizle birlikte netleştirmeniz önerilir.